DCision ERP permet d’associer des documents à des transactions ou à des membres de certaines listes permanentes (produits, clients, fournisseurs) en les important dans une base de données dédiée à cette fonctionnalité.
Les avantages d’importer des fichiers sont multiples, voici les principales :
- Conserver des informations reliées à des enregistrements financiers ou opérationnels sans avoir à conserver une copie papier.
- Consulter ou imprimer rapidement des documents reliés à ce que l’usager effectue comme tâche sans avoir à les chercher sur un réseau ou dans un classeur.
- Facilite les mises en archive puisque seule la base de données a besoin d’être archivée et non pas des dossiers sur des serveurs.
- Facilité les contrôles d’accès sur les fichiers car seuls les usagers de DCision ERP autorisés ont accès à la consultation et à la mise à jour des fichiers. Vous évitez ainsi d’avoir recours à vos techniciens pour gérer des permissions réseaux complexes.
- Permet de conserver sécuritairement des trames pour l’impression de chèques avec une signature numérisée. Ces trames ne peuvent servir qu’à l’émission des chèques pour réduire le risque de fraude.
- Associer une image à un produit
Voici quelques exemples de documents qui peuvent être intéressants à importer: La confirmation d’une commande d’achats reçue par courriel d’un fournisseur, les diagrammes d’un produits fabriqués, un manuel d’utilisation pour un produit acheté ou vendu, une entente de confidentialité avec un client ou un fournisseur, un certificat de contrôle qualité de lots achetés ou fabriqués, les spécifications techniques accompagnant une soumission ou une commande, un contrat signé, etc.
Fonctionnement
À partir de la mise à jour d’un membre d’une liste permanente, de l’inscription d’un en-tête d’un document ou de l’une de ses lignes, un bouton ouvre une fenêtre demandant d’identifier le document. Des types de documents peuvent être définis et associés aux fichiers importés pour aider à la recherche et à la consultation par la suite. L’usager sélectionne le document à importer sur disque ou directement à partir de son numériseur. Le système importe ensuite le document dans la base de données. L’usager peut ainsi importer plusieurs documents s’il a lieu. Une entrée au menu permet de consulter les documents et une autre de les mettre à jour (modifier la description, éditer, les remplacer ou les supprimer). À la demande d’édition d’un document, le système l’enregistre dans un dossier temporaire. Le document peut ensuite être réimporté pour remplacer l’original. En consultant des transactions ou des listes permanentes, il est aussi facile de consulter les documents rattachés.
N’hésitez pas à nous contacter pour toutes questions ou pour plus de détails.