DCision ERP, en nuage ou non, automatise la comptabilité inter compagnies pour les organisations comportant de multiples emplacements, filiales ou succursales. Il simplifie la production de rapports financiers, centralise les transferts inter compagnies, le règlement des factures d’achats et de ventes ainsi que la gestion de la trésorerie. Cette gestion permet aussi de gérer le reporting financiers consolidés de plusieurs compagnies avec des présentations différentes et des participations différentes entre compagnies.
Fonctionnement
Le système permet d’effectuer des distributions à différentes compagnies (bases de données satellites) dans la même transaction (achat / vente / entrée de journal) faite dans la base de données identifiée pour gérer les comptes à payer, soit la compagnie mère (base de données centrale). Le même principe s’applique pour les comptes à recevoir. L’inscription d’une transaction intercompagnies implique la mise à jour en temps réel des bases de données satellites et de la base de données centrale.
À chaque distribution, le système permet d’inscrire le numéro de compagnie à laquelle elle s’adresse. Ainsi, il est possible de conserver les distributions à l’auxiliaire des comptes à payer/à recevoir dans la compagnie centrale et celles aux Gl des revenus et dépenses dans les compagnies satellites. Le système s’occupe de créer la transaction à l’aide d’un compte de Gl intercompagnies dans chaque base de données satellite. Dans la base de données centrale, il ne reste que les distributions identifiées pour la compagnie centrale dont les comptes à recevoir et à payer, ainsi que des distributions au Gl intercompagnies de chaque compagnie. C’est pourquoi les caisses-déboursés et les caisses-recettes se font à partir de la compagnie centrale.
Voici, à l’aide d’un tableau, les postings que donne lieu, en temps réel, l’inscription des données:
| Grand-livre | Inscriptions à l’écran | Postings à la base centrale | Postings à la base satellite |
|---|---|---|---|
| Comptes à payer ou à recevoir | $$$ | $$$ | |
| Distribution 1 (dépense ou revenu) |
$ | $ | |
| Distribution 2 (dépense ou revenu) |
$ | $ | |
| Distribution n (dépense ou revenu) |
$ | $ | |
| Intercompagnies (CàP ou CàR) |
$$$ | $$$ |
Notez qu’il est possible de gérer certains comptes à payer et/ou comptes à recevoir à partir d’une base centrale et de gérer les autres comptes à payer et/ou les autres comptes à recevoir directement de la base satellite.
Contrôle d’accès
Puisque les compagnies ont leur propre base de données, le contrôle des accès des usagers aux différents menus de l’application de chaque compagnie sont contrôlés distinctement par compagnie. Comme pour toutes les bases de données de DCision ERP, les accès peuvent être contrôlés par mot de passe, par nom d’usager ou par rôle, un rôle pouvant être assigné à un usager sans avoir à modifier les contrôles d’accès lorsqu’il y a un changement d’usager.
Listes permanentes
Puisque chaque compagnie a sa propre base de données, les listes permanentes (clients, fournisseurs, etc.) peuvent rester distinctes. Seule la base de données centrale doit avoir les clients et les fournisseurs de toutes les bases de données satellites si elle est utilisée pour centraliser les comptes à payer et les comptes à recevoir. C’est pourquoi l’utilisation de cette gestion nécessite aussi la gestion des mises à jour automatiques des listes permanentes. Il s’agit d’un mécanisme de synchronisation de la base centrale avec les listes permanentes des bases satellites, le tout étant transparent pour les usagers.
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