La gestion « Ventes – Service et location » consiste à l’inscription de contrats de service ou de contrats de location avec des termes de facturation. À partir de ces documents, le système peut générer des factures automatiquement selon leurs termes. Cette gestion est simple et permet de sauver beaucoup de temps et surtout d’éviter les oublis et les erreurs. Elle permet aussi un contrôle et un suivi simples et efficaces des contrats et des factures générées par contrat.
Voici plus en détail ces deux types de contrat:
Contrat de location: Des produits inventoriés (outils, équipements etc.) sont loués. Lorsque les produits à louer sont prêts à être livrés, le système génère un bon de livraison, puis un usager le confirme et inscrit les numéros de série, s’il a lieu. À la fin du contrat, un bon de retour est généré et doit être confirmé. Les rapports, analyses et la consultation des quantités en inventaire permettent de savoir rapidement où se trouvent les produits loués en tout temps. Le système génère ensuite les factures récurrentes selon la périodicité demandée à partir de la date de livraison jusqu’à la date de retour.
Contrat de service: C’est le même principe que pour les contrats de location mais sans gestion de produit à l’inventaire, sans bon de livraison et bon de retour. La facturation commence et se termine aux dates demandées.
Facturation
Périodiquement, un usager n’a qu’à valider une pré-liste des factures à émettre. Le système propose les factures à être générées pour chaque contrat en considérant la dernière facture émise et la périodicité de facturation du contrat. À l’acceptation, des factures dites « automatiques » sont générées. Puisqu’un contrat peut nécessiter de facturer des extras ou d’autres frais, par exemple des frais d’installation, il est possible d’inscrire au contrat des lignes de « facturation unique » en plus des lignes de ventes récurrentes. De plus, il est possible de générer en tout temps des factures de type « manuel » pour des extras et de les relier aux contrats.
Les factures reliées à des contrats, générées automatiquement ou non, sont postées à un journal spécifique permettant de les différencier des factures régulières, dans la gestion financière. Le système offre aussi un rapport des revenus différés permettant de calculer le montant de ces revenus selon le nombre de jours courus provenant des ventes des contrats (Service et location).
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