Processus
Gestion des processus administratifs
Caractéristiques
Calendrier des tâches pour chaque usager:
Cette fonctionnalité majeure remplace la gestion par menus pour certains usagers en leur offrant un calendrier des tâches à accomplir pour chacune des fonctions qui leur sont assignées. Ce calendrier offre un lien direct à l'écran du logiciel qui lui permet d'accomplir cette tâche. Chaque usager y inscrit ensuite l'état d'avancement de chaque tâche et les problèmes qu'il rencontre, s'il y a lieu.
Contrôle administratif:
Un écran de contrôle administratif permet à leur supérieur de suivre le déroulement du travail de ses employés et identifie tous les retards et problèmes rencontrés
Avantages
- Diminue le temps nécessaire à la formation et l'intégration des nouveaux employés ou lorsque des usagers sont affectés à d'autres tâches.
- Permet d'éviter les erreurs et oublis lorsqu'un employé est absent et qu'un collègue doive le remplacer.
Permet au supérieur administratif de remédier en temps à tout retard ou tout problème rencontré par les usagers placés sous sa responsabilité.
Fonctionnalités
Structure:
L’approche est basée sur deux hiérarchies:
La hiérarchie Processus/Cycle d’affaires/Tâche.
La structure organisationnelle
Chaque usager est rattaché à un ou plusieurs rôles tels que définis par la structure organisationnelle de votre entreprise. Comme le montre le tableau, chaque tâche est assignée à un rôle dans la structure organisationnelle
(en pratique, la granularité de la tâche sera beaucoup plus fine)
| Processus | Cycle | Tâche | Rôle | Date fin |
|---|---|---|---|---|
| Achats
(de planning d'achats jusqu'à déboursés) |
Planification
|
Revue du plan de ventes et de production annuel tel que reçu du planning corporatif | Planificateur | 10 janvier |
| Détermination des besoins d'achats tel que suggéré par explosion du MRP | Acheteur | 18 janvier | ||
| Détermination des besoins de fonds par période | Contrôleur | 25 janvier | ||
| Approbation | VP Finances | 31 janvier | ||
| Négociations Annuelles avec Fournisseurs | Préparations RFP | Acheteur JR | 15 février | |
| Revue des RFP | Acheteur | 20 février | ||
| Envoi RFP et Appels Fournisseurs | Acheteur JR | 25 février | ||
| Revue des Soumissions | Acheteur | 15 mars | ||
| Négociations Finales | Acheteur | 25 mars | ||
| Approbation Contrats | VP Finances | 31 mars | ||
| Achats | Revue Besoins du MRP | Planificateur | Chaque Jeudi | |
| Envoi Bons de Commande | Acheteur JR | Chaque Vendredi | ||
| Réceptions | Revue des Livraisons Attendues | Réception | Chaque Lundi AM | |
| Confirmation avec Fournisseur et Expediting | Acheteur JR | Chaque Mardi | ||
| Réceptions | Réception | Chaque Jour | ||
| Enregistrement des Factures | Pointer Factures au Bon de Commande | Commis C/P | Chaque Lundi, Mercredi, et Vendredi | |
| Investiguer différences et corriger ou faire approuver les différences | Acheteur JR | Chaque Vendredi | ||
| Déboursés | Préparer Pré-liste des Chèques à Émettre | Commis C/P | Le 15 et 29 du mois | |
| Approuver Pré-Liste | Contrôleur | Le 15 et 29 du mois | ||
| Émettre les Chèques | Commis C/P | Le 15 et 29 du mois | ||
| Contre vérifier chèques à pré-liste et signer | Contrôleur | Le 16 et 30 du mois | ||
| Poster Chèques | Commis C/P | le 16 et 30 du mois |
Fonctionnement
1 Création des tâches, du calendrier et assignation aux rôles.
Le gestionnaire définit ici en détail une matrice telle que celle affichée en exemple pour chacune des tâches de son entreprise. L’écran d’inscription permet de définir des pré-requis venant d’autres rôles à chacune des tâches. De plus, il peut inscrire un lien direct aux éléments du logiciel qui peuvent être nécessaires à l’usager (assigné au rôle) pour accomplir sa tâche.
De plus il doit assigner des usagers aux rôles définis dans la matrice. C’est par cette intersection qu’on pourra ensuite dégager des calendriers propres à chacun des usagers.
2 Utilisation quotidienne par les usagers.
Au login, chaque usager se retrouve automatiquement devant un écran qui affiche les tâches à effectuer dans l’ordre suivant:
- Les tâches en retard
- Les tâches à effectuer aujourd’hui
- Les tâches à effectuer dans l’avenir proche avec emphase sur celles qui peuvent être initiées présentement
L’usager indique au système par un clic de souris qu’il commence une tâche. Idem en terminant une tâche. Il peut aussi inscrire un commentaire pour noter les problèmes rencontrés.
Si la tâche à accomplir est sujette à un pré-requis (autre tâche d’un autre rôle), il ira suivre un lien pour vérifier que le clic de complétion y est bien inscrit. Si oui, le système enregistra cette confirmation et l’usager pourra initier sa tâche. Sinon il devra investiguer et attendre la complétion du pré-requis.
3. Contrôle par le supérieur hiérarchique..
Des écrans de contrôle permettent en tout temps au gestionnaire de voir l’avancement du cycle de travail et d’identifier les situations problématiques avant qu’elles ne dégénèrent. Plusieurs statistiques de performance peuvent aussi être obtenues pour mieux balancer les tâches et les rôles.