Processus

Gestion des processus administratifs

Caractéristiques

Calendrier des tâches pour chaque usager:

Cette fonctionnalité majeure remplace la gestion par menus pour certains usagers en leur offrant un calendrier des tâches à accomplir pour chacune des fonctions qui leur sont assignées.   Ce calendrier offre un lien direct à l’écran du logiciel qui lui permet d’accomplir cette tâche.  Chaque usager y inscrit ensuite l’état d’avancement de chaque tâche et les problèmes qu’il rencontre.

Contrôle administratif:

Un écran de contrôle administratif permet à leur supérieur de suivre le déroulement du travail de ses employés et identifie tous les retards et problèmes rencontrés

Avantages

  • Diminue le temps nécessaire à la formation et l’intégration des nouveaux employés ou lorsque des usagers sont affectés à d’autres tâches.
  • Permet d’éviter les erreurs et oublis lorsqu’un employé est absent et qu’un collègue doive le remplacer.
  • Permet au supérieur administratif de remédier en temps à tout retard ou tout problème rencontré par les usagers placés sous sa responsabilité.

Fonctionnalités

Structure:
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L’approche est basée sur deux hiérarchies:

La hiérarchie Processus/Cycle d’affaires/Tâche.

La structure organisationnelle
Chaque usager est rattaché à un ou plusieurs rôles tels que définis par la structure organisationnelle de votre entreprise.  Comme le montre le tableau, chaque tâche est assignée à un rôle dans la structure organisationnelle

(en pratique, la granularité de la tâche sera beaucoup plus fine)

Processus Cycle Tâche Rôle Date fin
Achats

(de planning d’achats jusqu’à déboursés)

Planification

Revue du plan de ventes et de production annuel tel que reçu du planning corporatif Planificateur 10 janvier
Détermination des besoins d’achats tel que suggéré par explosion du MRP Acheteur 18 janvier
Détermination des besoins de fonds par période Contrôleur 25 janvier
Approbation VP Finances 31 janvier
Négociations Annuelles avec Fournisseurs Préparations RFP Acheteur JR 15 février
Revue des RFP Acheteur 20 février
Envoi RFP et Appels Fournisseurs Acheteur JR 25 février
Revue des Soumissions Acheteur 15 mars
Négociations Finales Acheteur 25 mars
Approbation Contrats VP Finances 31 mars
Achats Revue Besoins du MRP Planificateur Chaque Jeudi
Envoi Bons de Commande Acheteur JR Chaque Vendredi
Réceptions Revue des Livraisons Attendues Réception Chaque Lundi AM
Confirmation avec Fournisseur et Expediting Acheteur JR Chaque Mardi
Réceptions Réception Chaque Jour
Enregistrement des Factures Pointer Factures au Bon de Commande Commis C/P Chaque Lundi, Mercredi, et Vendredi
Investiguer différences et corriger ou faire approuver les différences Acheteur JR Chaque Vendredi
Déboursés Préparer Pré-liste des Chèques à Émettre Commis C/P Le 15 et 29 du mois
Approuver Pré-Liste Contrôleur Le 15 et 29 du mois
Émettre Chèques Commis C/P Le 15 et 29 du mois
Contre vérifier chèques à pré-liste et signer Contrôleur Le 16 et 30 du mois
Poster Chèques Commis C/P le 16 et 30 du mois

Fonctionnement

  1. Création des tâches, du calendrier et assignation aux rôles.
  2. Le gestionnaire définit ici en détail une matrice telle que celle affichée en exemple pour chacunes de tâches de son entreprise. L’écran d’inscription permet de définir des pré-requis venant d’autres rôles à chacune des tâches. De plus, il peut inscrire un lien direct aux éléments du logiciel qui peuvent être nécessaires à l’usager(assigné au rôle) pour accomplir sa tâche.

    De plus il doit assigner des usagers aux rôles définis dans la matrice. C’est par cette intersection qu’on pourra ensuite dégager des calendriers propres à chacun des usagers.

  3. Utilisation quotidienne par les usagers.
  4. office notation

    Au login, chaque usager se retrouve automatiquement devant un écran qui affiche les tâches à effectuer dans l’ordre suivant:

    • Les tâches en retard
    • les tâches à effectuer aujourd’hui
    • les tâches à effectuer dans l’avenir proche avec emphase sur celles qui peuvent être initiées présentement.

    L’usage indique au système par un clic de souris qu’il commence une tâche. Idem en terminant une tâche. Il peut aussi inscrire un commentaire pour noter les problèmes rencontrés.

    Si la tâche à accomplir est sujette à un pré-requis (autre tâche d’un autre rôle), il ira suivre un lien pour vérifier que le clic de complétion y est bien inscrit. Si oui, le système enregistra cette confirmation et l’usager pourra initier sa tâche. Sinon il devra investiguer et attendre la complétion du pré-requis.

  5. Contrôle par le supérieur hiérarchique.

Des écrans de contrôle permettent en tout temps au gestionnaire de voir l’avancement du cycle de travail et d’identifier les situations problématiques avant qu’elles ne dégénèrent. Plusieurs statistiques de performance peuvent aussi être obtenues pour mieux balancer les tâches et les rôles.