Comment gérez-vous les inscriptions en devises étrangères ?
(ou petit exercice comptable)
Avec l’arrivée du libre échange et plus généralement de la mondialisation, même les petites entreprises ont commencé à transiger avec des partenaires commerciaux étrangers.
Les comptables se mirent donc à inventer toutes sortes de méthodes pour inscrire des transactions en devises étrangères à des systèmes comptables informatisés qui n’avaient pas été prévus à cet effet. Ces méthodes ont fonctionné tant bien que mal aussi longtemps qu’on avait à reconnaitre seulement le dollar US. Mais lorsque qu’on se mit à transiger en d’autres devises, ces trucs de gestion, simples au début, devinrent rapidement un cauchemar à appliquer.
Nous vous suggérons ici une méthode facile à implanter et à suivre et par surcroît correcte comptablement.
Premièrement quelques hypothèses de base :
- Seuls les comptes de bilan doivent refléter les variations de taux de change dans le temps.
- Les comptes de résultat quant à eux, doivent refléter la valeur de la transaction en dollar canadien au taux en vigueur au moment de la transaction et ne plus changer.
- Les taux de change varient si souvent (mais de si peu) qu’il nous faut une méthode applicable même si on ne varie pas les taux pour calculs à tous les jours!
- La méthode doit cependant être assez souple pour reconnaître qu’une transaction de vente (par exemple) peut être enregistrée à un taux mais encaissée à un autre quelques semaines plus tard.
Si vous êtes d’accord, on continue…
Ajoutons d’abord à notre charte des comptes un compte dit “de conversion” pour chaque compte de bilan qui doit supporter une devise étrangère. Plaçons ce compte dans la charte immédiatement après le compte de base. Le but de ce compte est de ramener en $ canadien son compte de base exprimé en devise étrangère (Et voilà pour les états financiers!).
Prenons l’exemple d’une entreprise qui a un compte banque en $ canadien, un compte banque en devise US et un compte client en devise US. On se retrouverait avec une charte partielle comme suit :
| GL | Description |
|---|---|
| 1000 | Banque CDN |
| 1100 | Banque US$ |
| 1101 | Conversion Banque US$ |
| 1300 | Comptes clients (CC) US$ |
| 1301 | Conversion Comptes Clients US |
| 5000 | Revenus |
| 9000 | Gain ou perte sur variation de taux |
Voyons maintenant à l’enregistrement de transactions et à leur effet à la balance de vérification. (nous sommes le 1er du mois et le taux de change est de 1.50).
Enregistrement d’une transaction de vente en US$ d’une valeur de 100 US$:
| GL | Description | DT |
|---|---|---|
| 5000 | Revenus | 150.00 cr |
| 1300 | CC US$ | 100.00 dt |
| 1301 | Conv. CC US$ | 50.00 dt |
Enregistrement d’un dépôt partiel de 40 US$ le 10 du mois. Le taux est de 1.48
| GL | Description | DT |
|---|---|---|
| 1100 | Bqe US$ | 40.00 dt |
| 1101 | Conv. Bqe US$ | 19.20 dt |
| 1300 | CC US$ | 40.00 cr |
| 1301 | Conv. CC US$ | 19.20 cr |
La balance de vérification se lit maintenant comme suit :
| GL | Description | DT | CR |
|---|---|---|---|
| 1100 | Banque US$ | 40.00 | |
| 1101 | Conv. Banque US$ | 19.20 | |
| 1300 | CC US$ | 60.00 | |
| 1301 | Conv. CC US$ | 30.80 | |
| 5000 | Revenus | 150.00 |
En fin de mois la devise US se transige à 1.49. Procédons donc à l’écriture mensuelle qui rajustera les comptes de bilan.
| GL | Description | DT |
|---|---|---|
| 1101 | Conv. Banque US$ | .40 dt |
| 1301 | Conv. Comptes US$ | 1.40 cr |
| 9000 | Gain perte/var taux | 1.00 dt |
On arrive à la BV finale suivante:
| GL | Description | DT | CR |
|---|---|---|---|
| 1100 | Banque US$ | 40.00 | |
| 1101 | Conv. Bqe US$ | 19.60 | |
| 1300 | CC US$ | 60.00 | |
| 1301 | Conv. CC US$ | 29.40 | |
| 5000 | Revenus | 150.00 | |
| 9000 | Gain perte/var taux | 1.00 |
Conclusion
- L’approche suggérée comporte des avantages importants:
- Le compte en devise présente les transactions sans aucune manipulation.
- On peut en tout temps avoir une idée correcte de la valeur en dollar canadien de nos comptes de bilan.
- Elle permet (par le calcul du gain ou de la perte sur variation de taux) de dégager aux revenus les conséquences de posséder des éléments d’actif en devises étrangères.
Chez DCi, nous avons automatisé cette méthode d’enregistrement. L’usager n’a qu’à choisir la devise du document à enregistrer et toute inscription aux comptes de conversions se fait automatiquement selon le taux de change de la (des) devise(s) alors en vigueur. Il est donc possible, même trivial d’affecter dans un même enregistrement plusieurs comptes rattachés à des devises différentes!