Comment gérez-vous les inscriptions
en devises étrangères ?
(ou petit exercice comptable)
Avec l’arrivée
du libre échange et plus généralement de la mondialisation, même les petites
entreprises ont commencé à transiger avec des partenaires commerciaux étrangers.
Les comptables se mirent
donc à inventer toutes sortes de méthodes pour inscrire des transactions en devises
étrangères à des systèmes comptables informatisés qui n’avaient pas été
prévus à cet effet. Ces méthodes ont fonctionné tant bien que mal aussi longtemps
qu’on avait à reconnaitre seulement le dollar US. Mais lorsque qu’on se mit à
transiger en d’autres devises, ces trucs de gestion, simples au début, devinrent
rapidement un cauchemar à appliquer.
Nous vous suggérons ici
une méthode facile à implanter et à suivre et par surcroît correcte comptablement.
Premièrement quelques
hypothèses de base :
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Seuls les comptes de bilan doivent refléter
les variations de taux de change dans le temps.
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Les comptes de résultat quant à eux,
doivent refléter la valeur de la transaction en dollar canadien au taux en vigueur au
moment de la transaction et ne plus changer. |
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Les taux de change varient si souvent (mais
de si peu) qu’il nous faut une méthode applicable même si on ne varie pas les taux
pour calculs à tous les jours! |
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La méthode doit cependant être assez
souple pour reconnaître qu’une transaction de vente (par exemple) peut être
enregistrée à un taux mais encaissée à un autre quelques semaines plus tard. |
Si vous êtes
d’accord, on continue...
Ajoutons d’abord à
notre charte des comptes un compte dit "de conversion" pour chaque compte de
bilan qui doit supporter une devise étrangère. Plaçons ce compte dans la charte
immédiatement après le compte de base. Le but de ce compte est de ramener en $ canadien
son compte de base exprimé en devise étrangère (Et voilà pour les états
financiers!).
Prenons l’exemple
d’une entreprise qui a un compte banque en $ canadien, un compte banque en devise US
et un compte client en devise US. On se retrouverait avec une charte partielle comme
suit :
GL
Description
1000 Banque CDN
1100 Banque US$
1101 Conversion Banque US$
1300 Comptes clients (CC) US$
1301 Conversion Comptes Clients US
5000 Revenus
9000 Gain ou perte sur variation de taux
Voyons maintenant à
l’enregistrement de transactions et à leur effet à la balance de vérification.
(nous sommes le 1er du mois et le taux de change est de 1.50)
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Enregistrement d’une
transaction de vente en US$ d’une valeur de 100 US$:
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5000
Revenus
150.00 cr
1300 CC
US$ 100.00
dt
1301 Conv. CC US$ 50.00
dt
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Enregistrement d’un
dépôt partiel de 40 US$ le 10 du mois. Le taux est de 1.48
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1100 Bqe
US$ 40.00
dt
1101 Conv. Bqe US$ 19.20
dt
1300 CC US$
40.00
cr
1301 Conv. CC US$ 19.20
cr
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La balance de
vérification se lit maintenant comme suit :
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GL
Description DT
CR
1100
Banque US$ 40.00
1101 Conv. Banque US$ 19.20
1300 CC US$
60.00
1301 Conv. CC US$ 30.80
5000 Revenus
150.00
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En fin de mois la devise
US se transige à 1.49. Procédons donc à l’écriture mensuelle qui rajustera les
comptes de bilan.
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1101 Conv.
Banque US$ .40
dt
1301 Conv. Comptes US$ 1.40
cr
9000 Gain perte/var taux 1.00
dt
On arrive à la BV finale
suivante:
GL
Description DT
CR
1100
Banque US$ 40.00
1101 Conv. Bqe US$ 19.60
1300 CC US$
60.00
1301 Conv. CC US 29.40
5000 Revenus
150.00
9000 Gain
perte/var taux 1.00
Conclusion
L’approche
suggérée comporte des avantages importants:
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Le compte en devise
présente les transactions sans aucune manipulation.
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On peut en tout temps
avoir une idée correcte de la valeur en dollar canadien de nos comptes de bilan.
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Elle permet (par le
calcul du gain ou de la perte sur variation de taux) de dégager aux revenus les
conséquences de posséder des éléments d’actif en devises étrangères.
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Chez DCi, nous
avons automatisé cette méthode d’enregistrement. L’usager n’a qu’à
choisir la devise du document à enregistrer et toute inscription aux comptes de
conversions se fait automatiquement selon le taux de change de la (des) devise(s) alors en
vigueur. Il est donc possible, même trivial d’affecter dans un même
enregistrement plusieurs comptes rattachés à des devises différentes!
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