Gestion des processus administratifs
 

Caractéristiques

Calendrier des tâches pour chaque usager:

Cette fonctionnalité majeure remplace la gestion par menus pour certains usagers en leur offrant un calendrier des tâches à accomplir pour chacune des fonctions qui leur sont assignées.   Ce calendrier offre un lien direct à l'écran du logiciel qui lui permet d'accomplir cette tâche.  Chaque usager y inscrit ensuite l'état d'avancement de chaque tâche et les problèmes qu'il rencontre.

Contrôle administratif:

Un écran de contrôle administratif permet à leur supérieur de suivre le déroulement du travail de ses employés et identifie tous les retards et problèmes rencontrés

Avantages

Fonctionnalités

Structure:

L'approche est basée sur deux hiérarchies:

La hiérarchie Processus/Cycle d'affaires/Tâche.

La structure organisationnelle 
Chaque usager est rattaché à un ou plusieurs rôles tels que définis par la structure organisationnelle de votre entreprise.  Comme le montre le tableau, chaque tâche est assignée à un rôle dans la structure organisationnelle

Illustrons par l'exemple simplifié suivant:
(en pratique, la granularité de la tâche sera beaucoup plus fine)

Fonctionnement:

1. Création des tâches, du calendrier et assignation aux rôles.
   
   Le gestionnaire définit ici en détail une matrice telle que celle affichée en exemple pour chacunes de tâches de son entreprise. L'écran d'inscription permet de définir des pré-requis venant d'autres rôles à chacune des tâches.  De plus, il peut inscrire un lien direct aux éléments du logiciel qui peuvent être nécessaires à l'usager(assigné au rôle) pour accomplir sa tâche.
   
   De plus il doit assigner des usagers aux rôles définis dans la matrice.  C'est par cette intersection qu'on pourra ensuite dégager des calendriers propres à chacun des usagers.
    

2. Utilisation quotidienne par les usagers.
   
   Au login, chaque usager se retrouve automatiquement devant un écran qui affiche les tâches à effectuer dans l'ordre suivant:
   - Les tâches en retard
   - les tâches à effectuer aujourd'hui
   - les tâches à effectuer dans l'avenir proche avec emphase sur celles qui peuvent être initiées présentement.
   
   L'usage indique au système par un clic de souris qu'il commence une tâche. Idem en terminant une tâche.  Il peut aussi inscrire un commentaire pour noter les problèmes rencontrés. 
   
   Si la tâche à accomplir est sujette à un pré-requis (autre tâche d'un autre rôle), il ira suivre un lien pour vérifier que le clic de complétion y est bien inscrit.  Si oui, le système enregistra cette confirmation et l'usager pourra initier sa tâche.  Sinon il devra investiguer et attendre la complétion du pré-requis.
    

3. Contrôle par le supérieur hiérarchique.
   
   Des écrans de contrôle permettent en tout temps au gestionnaire de voir l'avancement du cycle de travail et d'identifier les situations problématiques avant qu'elles ne dégénèrent.  Plusieurs statistiques de performance peuvent aussi être obtenues pour mieux balancer les tâches et les rôles.