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Janvier 2012
La gestion des contrats de service et des contrats de location de matériel

La gestion "Ventes - Service et location" consiste à l'inscription de contrats de service ou de contrats de location avec des termes de facturation. À partir de ces documents, le système peut générer des factures automatiquement selon leurs termes. Cette gestion est simple et permet de sauver beaucoup de temps et surtout d’éviter les oublis et les erreurs. Elle permet aussi un contrôle et un suivi simples et efficaces des contrats et des factures générées par contrat.

Voici plus en détail ces deux types de contrat:

Contrat de location: Des produits inventoriés (outils, équipements etc.) sont loués. Lorsque les produits à louer sont prêts à être livrés, le système génère un bon de livraison, puis un usager le confirme et inscrit les numéros de série, s'il a lieu. À la fin du contrat, un bon de retour est généré et doit être confirmé. Les rapports, analyses et la consultation des quantités en inventaire permettent de savoir rapidement où se trouvent les produits loués en tout temps. Le système génère ensuite les factures récurrentes selon la périodicité demandée à partir de la date de livraison jusqu’à la date de retour.

Contrat de service: C’est le même principe que pour les contrats de location mais sans gestion de produit à l’inventaire, sans bon de livraison et bon de retour. La facturation commence et se termine aux dates demandées.

Facturation

Périodiquement, un usager n’a qu’à valider une pré-liste des factures à émettre. Le système propose les factures à être générées pour chaque contrat en considérant la dernière facture émise et la périodicité de facturation du contrat. À l’acceptation, des factures dites « automatiques » sont générées. Puisqu’un contrat peut nécessiter de facturer des extras ou d’autres frais, par exemple des frais d’installation, il est possible d’inscrire au contrat des lignes de « facturation unique » en plus des lignes de ventes récurrentes. De plus, il est possible de générer en tout temps des factures de type « manuel » pour des extras et de les relier aux contrats.

Les factures reliées à des contrats, générées automatiquement ou non, sont postées à un journal spécifique permettant de les différencier des factures régulières, dans la gestion financière. Le système offre aussi un rapport des revenus différés permettant de calculer le montant de ces revenus selon le nombre de jours courus provenant des ventes des contrats (Service et location).

Contactez-nous sans tarder pour obtenir plus de détail !

Septembre 2011
L'Informatique en nuage (cloud computing)

Définition

Le concept du "cloud computing" peut se résumer au traitement informatique des données d’une entreprise sur des serveurs situés hors de ses locaux. Les fournisseurs peuvent offrir un accès à des serveurs complètement dédiés à l’entreprise ou une partie de serveurs partagés. Généralement, les logiciels et les données situés sur ces serveurs sont accédés par un simple fureteur Internet ou par des logiciels de communication simples à configurer comme par exemple le logiciel « Connexion bureau à distance » (Remote Desktop).

Pour obtenir une définition plus détaillée, voici un lien vers Wikipedia en français : http://fr.wikipedia.org/wiki/Cloud_computing

Le terme SaaS – « Software as a Service » est un autre terme souvent mentionné lorsqu’il est question du "cloud computing". Il peut se résumer à l’utilisation d’un logiciel sur Internet en s’abonnant, c’est à dire en payant un montant mensuel. Il permet une réduction du coût d'achat des applications et leur approvisionnement immédiat.

Donc, le "cloud computing" offre des solutions illimitées et évolutives. Mais est-ce vraiment avantageux ? Les avis sont partagés. Voici quelques avantages et désavantages à considérer. Notez qu’il y en d’autres et que la réponse dépend souvent de vos besoins et de votre entreprise (votre secteur d’activité, vos ressources, etc.). Il y a aussi moyen de combiner la technologie informatique régulière et le "cloud computing" pour essayer de tirer profit de ces deux types de technologie.

Avantages

Accès distants et télétravail facilités - Vos employés, vos clients et même vos fournisseurs peuvent avoir accès à vos données et logiciels en tout temps de n’importe quel ordinateur connecté à Internet sans la nécessité d’installer de logiciel « client » sur ces derniers comparativement à la technologie client-serveur régulière.

Réduction de maintenance et des coûts initiaux - Le "cloud computing" permet aux entreprises de ne plus avoir à acquérir des serveurs, à les entretenir et à les remplacer lorsqu’ils sont désuets. Il peut ne rester que les postes des usagers à s’occuper ainsi que le réseau qui les relie. Ainsi, une entreprise qui a la nécessité d’utiliser de gros serveurs peut éviter d’avoir une salle de serveurs climatisée. Donc, pas de grands coûts initiaux de matériel.

Évolution des besoins - Puisque les ressources sur Internet sont sans limite, la nécessité de votre entreprise d’augmenter ses ressources, suite à une expansion par exemple, n’est pas un problème au niveau matériel informatique. De même, si vos besoins diminuent, vous pouvez réduire les ressources qui vous sont réservées pour ainsi diminuer vos coûts mensuels. Pour résumer, payez que pour ce dont vous avez besoin et ce que vous utilisez.

Réduction des pannes - Les pannes informatiques, si couteuses aux entreprises, peuvent être moins nombreuses et les services de techniciens en informatique moins requis.

Désavantages

Sécurité - Parmi les désavantages, plusieurs personnes critiquent le "cloud computing" principalement pour une raison de sécurité et de confidentialité des données. C’est préoccupant mais généralement ces services sont bien protégés.

Dépendance aux fournisseurs - Puisque les ressources informatiques sont hébergées, il faut dépendre du fournisseur de vos serveurs, de votre fournisseur Internet et bien sûr de la fiabilité du réseau entre eux. Il faut absolument compter sur une connexion au réseau Internet très fiable.

Coûts - Lorsque vos besoins en informatiques sont stables et qu’il n’y a pas d’avantage essentiel pour votre entreprise d’utiliser le "cloud computing", cette solution va devenir plus dispendieuse à la longue que la technologie traditionnelle.

Logiciels DCi dans le « nuage »

Le déploiement de DCision ERP se fait aisément dans le « cloud ». Les utilisateurs peuvent ainsi se connecter à des sessions de DCision ERP de n’importe quel ordinateur dans le monde et avoir accès à leurs dossiers personnels. Notez que DCision ERP est aussi offert en location si vous désirez migrer vers un modèle SaaS.

Par ailleurs, nos consultants peuvent vous aider à déterminer si vous avez avantage à migrer vers cette technologie et si oui, avec quelle technologie. Ils peuvent aussi vous aider à planifier et à effectuer cette migration.

Juin 2011
Gestion de projets: Contrôle des dépenses aux contrats et immeubles

Nouvel outil de contrôle des projets spécialement conçu pour le domaine de la construction : gestion des immeubles et de ses unités au niveau des distributions aux projets et de ses contrats. Par unité, on entend les subdivisions des immeubles, par exemple les appartements et les bureaux.

Pour résumer simplement, après avoir défini des immeubles et leurs unités, l’usager indique à quels immeubles et à quelles unités s’appliquent les charges inscrites au niveau des distributions à l’auxiliaire des projets. L’usager a aussi la possibilité d’inscrire un commentaire, par exemple la raison de l’ajout d’un extra au contrat.

En plus des rapports réguliers et des analyses croisées, il est possible d’effectuer un export vers Excel à l’aide de modèles prédéfinis par les usagers. Cet export est basé sur le principe des états financiers avec modèle Excel aussi disponibles dans le logiciel DCision ERP: il s’agit de définir, à l’aide de clés, les informations voulues par colonne. Des clés de filtre de sélection sur les extras, les immeubles et les unités permettent de sélectionner les distributions à considérer par ligne. Au moment de lancer l’export pour le contrat voulu, le système ajoute au modèle sélectionné les distributions répondant aux critères de sélection inscrits dans les colonnes « filtres » en affichant les informations demandées dans le modèle (montant, date, numéro de facture, numéro d’extra, l’immeuble, l’unité, la note, etc.).

Le responsable peut ainsi se définir ses propres analyses pour suivre les dépenses inscrites et les comparer aux montants entendus à la signature des contrats. L’export est idéal pour concilier les factures des fournisseurs par contrats, immeubles et unités et ainsi contrôler les dépenses des projets plus facilement et plus rapidement.

Avril 2011
Les analyses croisées

L’analyse croisée est un autre outil de l’informatique décisionnelle dont nous avons traitée dans l’article précédent (février 2011). Ce n’est pas une nouveauté dans les logiciels DCision mais c’est un outil utilisé plus que jamais qui gagne à être connu et à être utilisé davantage.

L’analyse croisée est un outil puissant d’analyse des données. Il est dynamique car c’est l’usager qui choisit la présentation des données et il peut constamment rechanger la présentation des mêmes données une fois extraites des bases de données. C’est tout un contraste avec les rapports réguliers et même les exports vers Excel. Un tableur tel qu’Excel comporte une fonctionnalité d’analyse croisée appelée les tables pivots. Ces dernières requièrent certaines connaissances pour pouvoir les utiliser et sont généralement peu intégrés aux applications de gestion.

Le logiciel DCision intègre un outil d’analyse puissant et simple d’utilisation disponible dans toutes les applications. L’utilisateur de DCision a en effet plusieurs analyses croisées à sa disposition dans la gestion financière (transactions aux Gl, analyses des auxiliaires des comptes à payer, à comptes à recevoir, des projets et génériques), dans la gestion des opérations (planification, achats, ventes, MRP, numéros de lots/séries, etc.) et dans la gestion du suivi client.

L’utilisation est simple : L’usager accède à l’analyse croisée de son choix à partir du menu « Analyses ». Il a alors la possibilité de sélectionner une ou plusieures bases de données et le système extrait les données et les présente dans l’analyse croisée. Une fois les données ainsi extraites, l’usager peut sélectionner les données qu’il veut analyser et les présenter d’un nombre incalculable de manières. Une fois la présentation désirée obtenue, elle peut être conservée en tant que modèle pour pouvoir être réutilisée lors des prochaines extractions de données. Les données peuvent être imprimées et être exportées dans Excel.

Voici un exemple d’une analyse croisée des ventes préparée pour présenter les ventes par clients et catégories de produits :

Avec la même analyse croisée, voici maintenant les ventes par représentants et par années :

Février 2011
Informatique décisionnelle (Business Intelligence)

Qu’est-ce que l’informatique décisionnelle? Pour résumer simplement, il s’agit de regrouper certaines données d’une entreprise et de les présenter en relation de manière à aider à prendre des décisions. Ces données proviennent des bases de données utilisées par les logiciels de l’entreprise ainsi que d’autres sources, par exemple de l’Internet. Pour obtenir une définition plus détaillée, voici un lien vers Wikipedia : http://fr.wikipedia.org/wiki/Informatique_decisionnelle

Une grande partie des données nécessaires proviennent des bases de données de votre ERP. Le logiciel DCision comporte plusieurs outils d’intelligence d’affaires :

· Rapports et les exports Excel

· Les analyses croisées

· Les tableaux de bord.

Les utilisateurs de DCision connaissent bien plusieurs des rapports, exports et analyses croisées disponibles. Nous nous attarderons sur les analyses croisées dans un éventuel article. Attardons-nous ici au tableau de bord.

Un tableau de bord de gestion donne une vue d’ensemble sur l’entreprise et permet d’évaluer sa performance dans le temps. Il doit être défini en fonction des indicateurs clés de performance (ICP ou KPI en anglais) de votre entreprise. Voici quelques exemples d’indicateurs clés : l’écart entre les ventes prévues et les ventes réelles, la profitabilité des projets en cours et le taux d’absentéisme par département.

Voici un exemple d’un tableau de bord contenant un flux de trésorerie, une vue sur les prévisions budgétaires (réels versus budget), sur le taux d’absentéisme et finalement sur les projets en cours, au niveau budgétaire :

Un tableau de bord présente ces indicateurs sous forme de graphiques donnant une vue d’ensemble en une seule fenêtre permettant de rapidement détecter des problèmes et de prendre des décisions. La technologie utilisée consiste à regrouper périodiquement les données nécessaires dans un entrepôt de données (datawarehouse). Ces données proviennent de vos bases de données DCision et ainsi que d’autres sources. Finalement, des chiffriers Excel sont définis et se connectent à l’entrepôt de données pour présenter les indicateurs clés de performance voulus. L’utilisation d’Excel évite d’avoir à acquérir un produit dispendieux et à avoir à former longuement les utilisateurs. Les données peuvent être constamment rafraîchies puisque le chiffrier reste constamment connecté à l’entrepôt de données.

Décembre 2010
Nouveau logo et nouveau nom de logiciel

Suite à des commentaires et suggestions, nous avons décidé de revoir notre logo. Vous allez donc apercevoir de plus en plus ce nouveau logo :

Nouveau logo, même produit !

De plus, nous avons finalement nommé nos logiciels « DCision ERP », lire « décision », au lieu d’utiliser la terminologie « DCi » ou « Logiciel DCi ».

Nous espérons que ces changements vous plairons !

Novembre 2010
Nouvelle fonctionnalité: Historique des modifications aux enregistrements

Suite aux ajouts effectués ces derniers mois à notre logiciel ERP pour les entreprises du secteur alimentaire et du secteur pharmaceutique, votre entreprise, même oeuvrant dans un domaine différent, pourrait être intéressée à la gestion de l'historique des modifications aux enregistrements. Il s’agit de conserver tous les changements effectués aux enregistrements des clients, des fournisseurs, des produits, ainsi que certains documents. Pour chaque changement, le système conserve la valeur avant, la valeur après, l’usager qui l’a fait, la fonction utilisée pour l’effectuer (import, mise à jour régulière, etc.) et finalement l’heure et la date. Cet historique peut être ensuite consulté à l’écran, dans un rapport et dans un chiffrier Excel.

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